Jak uprościć swoje życie?

Człowiek jest istotą głupią i wszystko komplikuje. Z lenistwa.

Od pewnego czasu staram się dużo rzeczy automatyzować i upraszczać. Kiedyś tego nie robiłem z czystego lenistwa. Przykładowo: klient nie umiał czegoś tam zrobić na Wordpressie. Umawialiśmy się więc na spotkanie, ja musiałem do niego dojechać, pokazać jak coś tam się robi i wrócić do domu – 2 godziny wycięte z życia. Zawsze w takich sytuacjach obiecywałem sobie, że to ostatni raz i że coś wymyślę, żeby więcej ich nie było. Ale tak naprawdę dopiero teraz zacząłem to ogarniać.

Co można uprościć?

Całe to upraszczanie życia sprowadza się do jednego pytania: Jakie czynności robię regularnie i jak mogę się ich pozbyć albo zautomatyzować je i uprościć?

I tak codziennie analizuję to, co robię i szukam pewnych rozwiązań, które uproszczą mi życie. Podam Wam teraz kilka przykładów. Niektóre z nich związane są z moją pracą, więc nie do końca każdemu się przydadzą, ale liczę na to, że zainspirują Was i sprawią, że poszukacie takich „automatyzacji” w swoim życiu.

nyc02

1. Nagrywanie filmików instruktażowych

Zacznijmy od tego przykładu, o którym wspomniałem powyżej. Problemy z obsługą stron itp. Kiedyś albo spotykałem się z klientem, albo pisałem długiego maila z instrukcjami. Dziś odpalam program Debut Software i klikam jeden przycisk. Włącza mi się zapis video ekranu i głosu z mikrofonu. W kilkuminutowym filmiku wyjaśniam wątpliwości. Naciskam „stop”, następnie uploaduje na youtube’a, wysyłam link i sprawa rozwiązana.

Nagrywanie takich filmików to genialna rzecz. W ten sam sposób przygotowuję instrukcje kodowania programistom, z którymi współpracuję.

Byłem głupcem, że odkryłem takie cuda dopiero po 2 latach regularnej pracy, a pół roku obiecywałem sobie, że „kiedyś ściągnę program i zacznę nagrywać” i wiecznie to odkładałem.

5 minut zamiast 3 godzin.

2. Screenshoty

Czasem video nie ma sensu, bo wystarczy komuś coś pokazać na screenshocie. Znalazłem do tego świetne narzędzie – Lightshot. Program pracuje sobie w tle, gdy mam potrzebę zrobienia szybkiego screena, naciskam skrót klawiaturowy i zaznaczam obszar monitora. Następnie mogę szybko coś tam namazać, wskazać, napisać i jednym klinknięciem myszy wysłać to do sieci. 5 sekund później wysyłam link np. programiście, który już wie, o co chodzi.

10 sekund zamiast 5 minut

nyc01

3. Plan spotkania

Czasem trzeba się z kimś spotkać, żeby obgadać np. jakiś projekt czy wydarzenie, które organizujemy (np. SmokBlog czy Hakunę). Przed spotkaniem warto przygotować sobie plan całości. Zawsze przygotowuję taki szkic, w którym spisuję „punkty do przegadania”. Dzięki temu całość załatwia się sprawnie i nie rozwleka się niepotrzebnie wszystkich tematów.

Aha, po spotkaniu warto też zrobić małe sprawozdanie, które wysyła się mailowo wszystkim uczestnikom. To rada, która przyda się tym, którzy pracują nad tego typu projektami. Oczywiście nie dotoczy tych, którzy idą się spotkać na „pogaduchy, papierocha i strojenie głupich min” z kumplem / koleżanką. Dzięki planowi, niektóre spotkania idą płynnie i sprawnie.

1 godzina zamiast 3 godzin.

4. Mądry podział obowiązków

Czasem można się z kimś fajnie dogadać w taki sposób, że wszyscy zyskują. Jako pierwszy przykład dam Wam sytuację z moją księgową. Jej biuro jest na drugim końcu miasta i dojazd w jedną stronę zajmuje mi czasem nawet godzinę. Z tą samą księgową współpracuje Andrzej. Dogadaliśmy się więc elegancko, że raz to on jedzie z papierami, raz ja. Tak proste rozwiązanie.

Oczywiście można się doszukać w tym jeszcze większego uproszczenia. Muszę zapytać Panią Monikę, czy np. nie mogę wysyłać papierów mailowo (tylko wtedy potrzebny jest skaner itp.). No ale wiecie o co chodzi : )

0 godzin zamiast 2 godzin.

5. Stworzenie środowiska pracy

Zorganizowałem sobie dobrze moje miejsce pracy. Mam komputer, który mnie nie zawodzi, mam monitor, mam słuchawki – nic więcej nie potrzebuję do działania. Taki porządek w otoczeniu bardzo dużo zmienia – czasem zwykłe ustawienie kosza obok biurka może zmienić w cholerę. Rozejrzyj się i pozbądź się przedmiotów niepotrzebnych. A może są rzeczy, których potrzebujesz? Kup je.

Środowisko pracy to także „wnętrze komputera”. Np. pisanie zaczęło mi sprawiać dużo więcej przyjemności, odkąd korzystam z prostego edytora tekstu jaWriter. Mam tylko białą kartkę i… nic więcej. Pisanie wygląda teraz zupełnie inaczej. Kupienie chmury Adobe też wiele zmieniło. Teraz pliki archiwizują się same i wiem, że są bezpieczne. Komfort pracy wzrasta.

nyc03

Tak, jak wspomniałem na początku, to są przykłady z mojego życia i nie każdemu się przydadzą. Ale zasada i model jest prosty:

1. Rozejrzyj się „po swoim życiu” i zastanów, jakie czynności regularnie powtarzasz lub jakie czynności Cię denerwują.
2. Poszukaj sposobu, jak się ich pozbyć lub jak je zautomatyzować. Na początku będziesz niechętny, bo wymaga to czasu, ale poświęcony na to czas teraz będzie Ci się regularnie zwracał w przyszłości.
3. Ciesz się luksusem posiadania wolnego czasu.

Im dłużej wdrażam te zasady w życie, tym więcej dostrzegam nowych rzeczy do uproszczenia.

A może wy macie jakieś przykłady wdrożonych uproszczeń w swoim życiu, ale pomysły co zmienicie?

KOMENTARZE CZYTELNIKÓW

  • Lista – nie ma nic lepszego niż lista tego, co będzie się robić podczas spotkania. Wszystko jasne, każdy wie kiedy, co się będzie działo, jest porządek.
    Co jeszcze upraszcza? Zgrany zespół z którym robi się projekty ;)

    • Hahah „zgrany zespół to potęga” ;)

      • P a t r y k

        Dobre towarzystwo w którym każdy się rozumie nie zawsze jest proste do znalezienia. Dlatego czasem samemu warto stworzyć porządną atmosferę. Przy okazji zainteresowanych nowymi blogami zapraszam do siebie: http://www.Wystartuj.blogspot.com

  • Najlepszym dla mnie uproszczeniem jest wykorzystywanie telefonu do pozyskiwania informacji. Ileż to razy zdarzało mi się, że ktoś pisał smsy z jakimś pytaniem, a potem poświęcałem kolejne pół godziny na odpisywanie, bo ciągle pozostawały jakieś niedomówienia. Teraz, gdy treść wiadomości tekstowej nie jest jednostronna (np. „spotkanie o 18”, albo „przesłałem Ci pliki na maila”), to naciskam zieloną słuchawkę i po 30 sekundach rozmowy wszystko jest ustalone.

    • Fakt, też niedawno odkryłam, że tak jest zdecydowanie szybciej. :)

      • Dokładnie! Ja to odkryłem parę lat temu, jak zaczynałem pracę. Tylko wtedy „wstydziłem” się dzwonić :)

  • Marek Wyszyński

    Zamiast skanera wystarczy iPhone. Jest masa aplikacji, które pozwolą Ci zeskanować chociażby fakturę, obrobić ją lekko i od razu wysłać jako PDF. Pamiętam, że Kominek kiedyś pisał o takim sposobie współpracy z księgową :). Ja w sumie większość skanów robię za pomocą CamScanner Pro (na Androida, nie wiem jak iOS) mimo tego, że skaner w domu jest. Odpada włączanie komputera, odpalanie skanera itp. Duża oszczędność czasu :)

    • W sumie racja. Sam z tego korzystałem jeszcze na Androidzie wieki temu. Wielkie dzięki za przypomnienie. Już szukam czegoś :)

  • Marek Wyszyński

    Maju, korzystasz z Maca czy kompa z Windowsem?

  • Robert Walkowski

    Ja bym dodał do tej listy jeszcze jedną ważna rzecz, którą stosuje już od jakiegoś czasu – AUTOMATYZACJA. Mam tutaj na myśli wszystkie te obszary, które mogę zautomatyzować takie jak: filtrowanie e-mail, stałe zlecenia przelewów (dzięki, którym nie muszę pamiętać o niektórych opłatach), wszelkiego rodzaju przypomnienia o ważnych terminach i zadaniach do wykonania itd, można by tu wymieniać sporo, a zastosowanie w praktyce daje o wiele więcej czasu w ciągu dnia ;)

  • Bartek

    Jak dla mnie kwintesencja automatyzacji jest w diagramie na stronie http://www.lifehacker.com.au/2013/05/how-much-time-you-should-spend-automating-a-routine-task/ Polecam wszystkim – daje dużo do myślenia :)

  • Postelectric

    Muszę usystematyzować pewne działania w pracy żeby nie marnować tyle czasu na chodzenie w te i z powrotem do drukarki albo do magazynu po pudełka do wysyłki paczek xD

  • Staszek

    Zasadniczo moja praca polega na automatyzowaniu pracy ludziom w biurze:)
    VBA, bazy danych, AHK

  • Iwona

    Bardzo pomocne rady:) Napewno skorzystam, pozdrawiam serdecznie:)

  • Kasia Antosiewicz

    Cóż za fantastyczny blog!
    W kwestii oszczędzania czasu – moje świeże dość odkrycie: NIE PRZYCHODZIĆ ZA WCZEŚNIE bo to strata czasu (na czekanie). Od małego mam wpojone, że nie wolno się spóźniać. Nie wypada się spóźniać. Spóźnienie jest oznaką braku szacunku dla cudzego czasu. Ale z drugiej strony nie spóźnienie się i czekanie (no, umówmy się, dłuższe niż 5-10 minut) to brak szacunku dla samego siebie i nie swoich priorytetów. Dość duże podróżuję, bo prowadzę szkolenia, a wolę pociąg niż auto na dłuższych trasach. Sporo też się spotykam z klientami, więc zawsze chcę być na czas – jadąc autem w obce miejsce zakładam rezerwę na szukanie dojazdu, parkowanie itp, jadąc komunikacją miejską na spóźnienie transportu, czas na dojście od przystanku itp. Skutkowało to dotychczas tym, że przybywałam dużo za wcześnie (nawet 30 minut) i „kukałam” – o ile w knajpie to można jeszcze coś zamówić i poczytać, o tyle np. na dworcu kolejowym nie zawsze jest bezpiecznie (raz to nawet bałam się wyjąć telefon). Wiem, ze mogę w tym czasie np. zadzwonić, odpowiedzieć na maile lub pójść pooglądać książki w pobliskiej księgarni, ale maile i telefony ogarniam w wyznaczonym czasie, a książki palpacyjnie jak mam ochotę przejrzeć to też idę specjalnie po to. Każda czynność zapychająca czas jest jego marnowaniem. Dlatego teraz wychodzę „na styk” i nadal się nie spóźniam.

  • Szymon Radosz

    Jest szansa na jakiś post o narzędziach i stronach dla freelancerów/grafików/webdeveloperów?

  • Kop na szczęście!

    To prawda! Tracimy zbyt wiele czasu na rzeczy, które nie zaowocują w przyszłości. Też zdałam sobie z tego sprawę jakiś czas temu, od tamtej pory wszystko wygląda inaczej:-)

Przeczytaj poprzedni wpis:
5 denerwujących zachowań w autobusie