Jak ogarniać wyjazdy grupowe?

Lubię podróżować i sam, i we dwójkę. Ale uwielbiam też wypady grupą znajomych. To całkiem inny typ wyjazdu. Tylko co zrobić, jeżeli planujemy coś i nie chcemy, żeby ekipa się wykruszyła?

Do stworzenia tego wpisu zainspirowała mnie Magda, która napisała maila z pytaniem, co zrobić, żeby jeździć po świecie większą grupą. Zazwyczaj jest tak, że na początku wszyscy są podjarani jakimś wyjazdem, ale im bliżej terminu, tym więcej osób rezygnuje. Jeden nie może, bo wesele cioci, drugi nie może, bo praca, czwarty i piąty jednak nie ma hajsu. Znacie to?

Postanowiłem napisać o tym  tekst, bo z tego co widzę, jest to większy problem. W moim przypadku na szczęście jest trochę inaczej – od lat mamy paczkę znajomych, w obrębie której wyrobiliśmy już metody na wspólne wyjazdy czy inne akcje, więc dość dobrze się organizujemy. Bez względu na to, czy jest to wyjście do kina, czy ogarnięcie imprezy sylwestrowej w innym mieście w Polsce, to i tak potrafimy wszystko sensownie dograć. Raz nawet udało nam się pojechać do Chorwacji ekipą ponad 20 osób. Większość autostopem! : )

Jak więc wszystko zorganizować, aby wyjazd grupowy doszedł do skutku?

  1. Lider grupy to podstawa

Nie ma innej opcji. Musi być ktoś, kto trzyma całość za ryj. W zasadzie to właśnie od dobrego ogarniacza zależy, czy trip w kilka osób wypali czy nie. Jeżeli naprawdę zależy Ci na wyjeździe, to niestety musisz podjąć się tej roli. Zadaniem ogarniacza jest trzymanie wszystkiego w kupie, motywowanie ekipy, pilnowanie terminów i wyznaczanie zadań. Brzmi strasznie, ale nie jest to takie trudne : )

  1. Podziel zadania i zaangażuj całą ekipę

To nie tak, że wszystko jest na Twojej głowie. Warto zaangażować całą ekipę i sprawić, żeby wszyscy poczuli się współodpowiedzialni za organizację – żeby każdy czuł się częścią grupy i miał coś do zrobienia. Przykład: W tamtym roku szukaliśmy ze znajomymi miejscówki na Sylwestra. Nie lada wyzwanie, bo był już listopad, a my chcieliśmy przyjemne miejsce na wyłączność dla naszej ponad 30-osobowej ekipy. Niemal niemożliwe. Podzieliliśmy więc Polskę na rejony i każdy z nich miało przeszukiwać kilka osób. Sprawdzaliśmy masę ogłoszeń w Internecie, dzwoniliśmy, mimo to nic nie mogliśmy znaleźć.

W pewnym momencie zapytałem Mariusza z 3 Bros’ Hostel w Cieszynie, czy miałby tyle miejsc. Byłem pewny, że nic z tego, bo to najlepszy hostel w Polsce (tak, tak!). Okazało się, że ktoś nie opłacił rezerwacji. Klepnęliśmy termin, 3 dni później wpłaciliśmy zaliczkę i mieliśmy wypasionego Sylwestra w pięknym mieście : )

Inny sposób dzielenia się zadaniami: Gdy rok temu jechaliśmy na Mont Blanc, podział obowiązków od początku był jasny. Mój tata miał za zadanie przygotować samochód. Polasik, który ogarnia góry, pilnował całości w drodze na szczyt. Mi i Andrzejowi przypadła logistyka: zakupy, apteczka, zaplanowanie terminów i trzymanie wszystkiego w ryzach.

  1. Komplet informacji i jasne ustalenia

Ludzie lubią mieć wszystko podane na tacy. Jako ogarniacz grupy musisz przedstawić reszcie komplet informacji. Po dyskusji na temat wyjazdu trzeba wyciągnąć z tych rozmów konkrety: Kiedy i gdzie jedziemy? Co zobaczymy po drodze? Co musimy zabrać i co trzeba zrobić przed wyjazdem? Spisanie takich podstawowych kwestii w punktach bardzo pomaga, bo reszta ekipy widzi, że wszystko posuwa się do przodu i każdy zna konkrety. A jak są konkrety, to trudniej o rozmycie się planu.

Wyjazd może być też spontaniczny, bez konkretów, ale ważne jest, żeby każdy o tym wiedział i po prostu„czuł to”. Gdy 2 lata temu jechaliśmy na majówkę do Chorwacji, nie było żadnych zasad. Po prostu kierowaliśmy się w okolice wyspy Krk i pierwsi, którzy dojadą, mają ogarnąć jakiś camping. Jedyne, co ustaliliśmy, to godziny wyjść na wylotówkę w Krakowie, żeby autostopowo nie zakorkować wyjazdu : )

Ostatni autostop w Chorwacji złapany w cztery osoby : )

  1. Wprowadź zaangażowanie finansowe

Gdy człowiek wpłaci na coś pieniądze, to zdecydowanie trudniej mu się wypisać z całej zabawy. Zasada zaangażowania + poczucie straty. Jeżeli na przykład jedziecie gdzieś grupą, to można wcześniej opłacić nocleg. Pokażę to na przykładzie wspomnianego już Sylwestra w Cieszynie.

Z Mariuszem z hostelu dogadałem wszystkie warunki finansowe. Następnie przedstawiłem je reszcie grupy i podałem numer konta + termin wpłaty. Każdy miał przelać 50 zł, które szło na poczet pierwszego noclegu. Jadąc gdzieś, możesz zebrać od grupy jakąś zaliczkę na transport / nocleg. Jeżeli ktoś ma się wykruszyć, to zrobi to przed składką.

  1. Narzędzia do planowania

W naszej paczce wszystko idzie dość sprawnie. Po pierwsze dlatego, że mamy do siebie zaufanie, a po drugie dlatego, że mamy wyrobione sposoby ogarniania i pewne cenne nawyki. Jakie narzędzia przydają się przy organizacji wyjazdów grupowych?

  • Grupa na Facebooku. My mamy jedną, tę samą od lat, na której umawiamy się na wspólne akcje: od głupiego wyjścia na piwo, po wyjazdy zagraniczne. Właśnie na tej grupie zrodziły się takie pomysły jak wspólne pokonanie maratonu, 42 Do Szczęścia, większe lub mniejsze wyjazdy i inne cuda. Miejsce do rozmów i wymiany opinii to podstawa.
  • Subkonto bankowe. Ogarniacz wyjazdu zazwyczaj jest też skarbnikiem, a to najgorsza fucha. Nienawidzę trzymać czyichś pieniędzy i unikam jak ognia, ale czasem trzeba. Żeby się w tym nie pogubić, stworzyłem sobie subkonto – osobne konto, z którego korzystam właśnie przy takich okazjach. Gdy trzeba zrobić jakąś zrzutkę, podaję numer subkonta – to naprawdę duża wygoda. Chyba w każdym banku można stworzyć sobie takie subkonto.
  • Arkusze Google’a. Potęga! Arkusz, w którym zbieramy wszystkie dane. Miejsce, gdzie wpisują się wszyscy uczestnicy wyjazdu, gdzie zbieramy wszystkie informacje. Ważne, żeby każdy miał do niego dostęp.

I tyle. Jeżeli akcją zajmie się dobry ogarniacz i w grupie jest chemia, to ekipa się nie wykruszy. Ale mimo wszystko nie warto stawiać wszystkiego na jedną kartę. Planując wyjazd w kilka osób zazwyczaj nastawiam się w głowie, że „mogę też jechać sam”. Gdyby coś poszło nie tak, gdyby faktycznie ktoś zrezygnował, to ja mentalnie nadal jestem nastawiony na wyjazd. Bo nie lubię uzależniać swoich planów od innych.

 

KOMENTARZE CZYTELNIKÓW

  • Radek – GlobBlog Team

    Stosuje te same metody :) Spontanicznie 8 osób na 4 dni na Cypr, czy 15 osób na Sycylię. Zazwyczaj jest super, ale niestety czasem zdarza się, że zabierzemy osobę z poza grupy, która może mocno napsuć krwi.

    • Ano to prawda :) Dobrze ustalić wcześniej czy wszyscy mają podobne oczekiwania i wizję wyjazdu. Albo jeździć stałą paczką, która wie o co chodzi.

  • Grzesiek

    Przydatny wpis. Ja np. mam problem, z wyjazdem samemu, gdy ekipa się wykrusza. Natomiast coraz bardziej przekonuje się do samotnych podróży i myślę, że czasem to też jest dobra opcja.

  • Bartek

    Z mojego doświadczenia warto też wydelegować jedną osobę, która będzie płacić wszystkie wspólne rachunki – bardzo to ułatwia późniejsze rozliczanie całego wyjazdu. Oczywiście jeżeli wyjazd jest dłuższy to konieczna jest jakaś zrzuta :)

    • Tylko znajdź tu kogoś kto to weźmie na siebie :D Nie nienawidzę rozliczać takich rzeczy : )

    • Mateusz Gierczak

      zgadzam się z Bartkiem ;) Jak byliśmy na wyjeździe we troje to zawsze robiliśmy zrzutkę na hostele i taksówki. Np. płaciliśmy za hostel po równowartość 5 zł (Indie) to była zrzuta po 10 zł i potem zostawało na inne wydatki. Działało! Byłem skarbnikiem i jakoś to grało, aczkolwiek często były pytania typu: a gdzie te 500 rupii, które wpłaciliśmy dziś rano? :P Szybko się to rozchodziło oczywiście. Dlatego proponuję takiemu skarbnikowi, że jeżeli reszta chce mu powierzyć pieniądze, to ma mu ufać i zadeklarować od początku brak robienia problemów ;)

  • gs

    Witaj panie Maju ;) mógłbyś opowiedzieć w którymś poście jak po kolei zaplanować wyjazd, na co zwrócić uwagę, od czego zacząć i jak zrobić to najtaniej ? Albo (jeśli już to zrobiłeś) podać link do juz gotowego, bo nie mogę znaleźć niestety a bardzo mi zależy.

Przeczytaj poprzedni wpis:
Dlaczego podczas podróży korzystam z Airbnb?