Proste sposoby na lepsze życie

Swojego czasu byłem cholernym bałaganiarzem. Wszystkie rzeczy walały się wokół biurka, na nim leżało po kilkanaście talerzy i kubków, które były myte dopiero jak nie było już w czym zrobić kolejnego posiłku.

 

W pewnym momencie zauważyłem, że to jest bez sensu i, że muszę coś zmienić. „Nie lubię bałaganu więc go nie robię” – taką postanowiłem wprowadzić zasadę, której staram się pilnować. Jak się okazało wprowadzenie paru bardzo niewielkich nawyków sprawiło, że jest mi łatwiej się odnaleźć we wszystkim co robię, a dodatkowo mój mózg nie musi przechowywać ważnych informacji.

1. Kalendarz

Podstawa wszechrzeczy. Kalendarz stosuje od ponad 4 lat. Zapisuje w nim ważne spotkania, tworzę listy rzeczy do zrobienia itp. Jest to niesamowite ułatwienie bo nie muszę trzymać w głowie terminów ważnych spotkań czy drobnych spraw o których mimo wszystko trzeba pamiętać.

Niestety, z własnego doświadczenia wiem, że kalendarz nie działa np. w przypadku biletów miesięcznych. Ile razy nie zapisałbym terminu ważności biletu to i tak wyjdę na przystanek i zapomnę wykupić przedłużenie. Oczywiście przez cały miesiąc może nie być kontroli w autobusie, ale w dniu, w którym skończy mi się ważność i wejdę zamyślony do autobusu, to jak na złość – „bileciki do kontroli”.

Niemniej jednak kalendarz, w którym mogę zapisać istotne rzeczy to bardzo przydatna rzecz. Jeżeli nie posiadasz czegoś takiego to warto spróbować – przetestuj przez kilka tygodni i sprawdź, o ile łatwiej się żyje – nie musisz ciągle o wszystkim pamiętać, przestajesz spóźniać się na spotkania itp.

2. Gwóźdź 1.0

Za chwilę przedstawię Wam wynalazek, który zrobił mój dziadek. Genialny w swej prostocie. Zobaczcie – każdy z nas ma jakieś papiery, które musi w jakiś sposób archiwizować. Są to różnego rodzaju umowy, gwarancje na sprzęt elektroniczny, paragony, rachunki – takich rzeczy się nie wyrzuca od razu, bo mogą się jeszcze okazać przydatne.

Wyrobiłem sobie nawyk zabierania paragonów ze sklepu. Zawsze odbieram resztę i razem z nią paragon, który ląduje w portfelu. Dopiero po powrocie do domu decyduje co z nim zrobić – albo wyrzucam do kosza, albo zachowuje. Przez długi czas miałem problem z przechowywaniem tego rodzaju papierów. Testowałem teczki, ale wiecie jak to jest – teczkę trzeba wyjąć z szafki, otworzyć, włożyć paragon, zamknąć i odłożyć na półkę – to aż 5 ruchów. W takim przypadku zawsze włącza się myślenie „włożę na chwile do szuflady, a później do teczki”. Oczywiście szybko robił się burdel, a papiery ginęły, albo mieszały się z innymi.

Ułatwienie stworzył mój dziadek. Wystarczył cienki szpikulec i kawałek deski. Z resztą, zobaczcie na zdjęcie:

 

Czy to nie genialne? Płacę rachunek za prąd i od razu nabijam go na gwoździa. Takie nabijanie daje mniej więcej tyle radości, co przebijanie folii bąbelkowej : ) W dodatku bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji otrzymujecie w zestawie program do archiwizowania po dacie – w końcu papiery nabite najpóźniej są na samym dole. Gdy jest konieczność odzyskania jakiejś umowy lub np. paragonu to tylko przypominacie sobie mniej więcej datę zakupu i już macie do niej dostęp. Znów się okazuje, że najprostsze rozwiązania są najlepsze!

3. Czysty mail

Nie pojmuje ludzi, którzy kolekcjonują spam i inne niepotrzebne wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej. Przecież to obrzydliwie wygląda jak logujesz się na maila, a tam sam śmietnik. Dziennie poświęcam bardzo dużo czasu na odpisywanie na maile i dlatego musiałem sobie wypracować skuteczny sposób zarządzania skrzynką.

Wiadomości, które mnie nie interesują ( z list mailingowych itp.) dwoma kliknięciami lądują od razu w koszu.

  • Jeżeli otrzymuje jakiegoś maila to w wolnej chwili odpisuje na niego. Po podpisaniu od razu wybieram opcje „Archiwizuj”. Efekt tego jest taki, że nie mam go już w skrzynce odbiorczej, a gdy ktoś odpiszę mi w danej sprawie to Gmail i tak przysyła mi całą konwersacje od początku.
  • W skrzynce odbiorczej zostają tylko maile, które są w jakiś sposób nierozwikłane – nie odpisałem na nie lub mam coś jeszcze z nimi do zrobienia. Zauważyłem, że pod koniec dnia, gdy wyzeruje skrzynkę to szereg spraw jest załatwiony. Gdy mam trochę mniej produktywne dni to od razu objawia się to mailami, które zalegają. Zawsze na koniec dnia staram się usiąść i w kilkanaście minut wyzerować skrzynkę.
  • Dobrą opcją w Gmailu są filtry. Po włączeniu wiadomości z list mailingowych, które śledzę trafiają w jedno miejsce. Raz na jakiś czas wchodzę tam – przeglądam i zazwyczaj w kilka minut zeruje.
  • Ważne pliki, które będą przydatne w przyszłości trafiają w jednej z zakładek np. dokumenty, praca czy studia.

Pewnie są jeszcze jakieś słabe strony metody zerowania maili, ale jeszcze nie wynalazłem nic lepszego. Gdybyście mieli jakieś lepsze pomysły to dajcie znać w komentarzach.

 

4. Karteczki przylepce

Metoda wprowadzona dość niedawno, ale jest szatańsko skuteczna. Cała zabawa polega na kupieniu karteczek przylepnych. Koszt niewielki, a skuteczność ogromna. Jakie jest zastosowanie?

Zróbmy to na prostym przykładzie. Kiedyś, gdy np. pracowałem nad czymś to starałem się w pełni na tym skupić. Niestety, zazwyczaj po pewnym czasie coś mnie rozpraszało – np. ktoś zadzwonił z jakimś zapytaniem. Po skończonej rozmowie często wiązało się to z następnymi ruchami czyli np. musiałem wysłać maila z jakiś plikiem, albo dokumentem. Odkładałem więc swoją pracę i robiłem to. Do zadania powracałem dopiero po pewnym czasie, ale już całkowicie rozstrojony.

Inny przykład: często musimy zrobić coś na co nie mamy ochoty i chęci. Bardzo często jest to nauka. Siadamy, rozkładamy książki, stawiamy obok dzban kawy i czekoladę – jesteśmy w 100% przygotowani do nauki. Zaczynamy i… zazwyczaj po 5 minutach odlatujemy myślami. Nagle przypominamy sobie, że musimy podlać kwiatki, kupić prezent urodzinowy, odpisać na ważnego maila, zamówić książkę itp. Karteczki rozwiązują ten problem. Gdy podczas robienia czegoś ważnego przypomną sobie o czymś takim to pisze to na małej karteczce i przyklejam do ściany nad biurkiem.

Gdy skończę zadanie to biorę się za sprawy „karteczkowe”. Jeżeli wykonam któreś zadanie to zrywam kartkę ze ściany. I znów staram się wyzerować jak najwięcej : )

Jakieś inne pomysły?

Oczywiście zdaje sobie sprawy, że Ameryki nie odkryłem, bo wszystkie te rozwiązania znane są w różnego rodzaju systemach typu GTD. Wkurza mnie jednak to, że te systemy są zazwyczaj mocno rozbudowane. Gdybym musiał przesiadywać codziennie i określać wszystkie zadania na pilne / mniej pilne/ w ogóle nie pilne i inne to zwariowałbym.

To się przecież czuje – sam dobrze wiesz, które zadanie jest priorytetowe, a które może poczekać. Sprawna realizacja zadań jest naprawdę prosta i trzeba szukać właśnie tak prostych rozwiązań. Często okazuje się, że niewielka zmiana poprawia o 100% naszą skuteczność, możemy zyskać dużo więcej czasu i uwolnić umysł od zbędnych myśli

A może Ty też masz jakieś sposoby na uporządkowanie swojego życia w prosty sposób?

[facebook_ilike]

KOMENTARZE CZYTELNIKÓW

Przeczytaj poprzedni wpis:
3 kraje – 3 marzenia – ruszam już w Lipcu!