7 rzeczy, które zrobiłbym inaczej, zakładając firmę dziś

Firmę prowadzę od kilku dobrych lat. Jest to moje dziecko, które przynosi mi dużo radości, ale również problemów i rozterek. Tak to bywa z dziećmi. Dzisiaj chciałbym podzielić się z Wami doświadczeniami związanymi z prowadzeniem działalności. Myślę, że tekst ten może być przydatny dla osób, które dopiero planują wybrać się do urzędu miasta, żeby zarejestrować firmę i rozpocząć przygodę swojego życia.

Słowem wstępu: jestem przeszczęśliwy, że jestem przedsiębiorcą. Zastanawiałem się ostatnio, czy byłbym w stanie pójść na etat. Ma on cholernie dużo zalet, ale… ja w zasadzie nigdy nie pracowałem na etacie. Czy potrafiłbym?

Wpis może mieć trochę gorzki charakter, ale podczas prowadzenia firmy jest też wiele pięknych chwil i małych sukcesów, które dodają skrzydeł. Wiem jednak, że na początku popełniłem w cholerę różnych błędów. Mogłem ich uniknąć, gdybym słuchał bardziej doświadczonych, ale niestety mam taki charakter, że wszystkiego muszę nauczyć się sam. Nie bądź więc jak ja! Jeżeli planujesz ruszyć ze swoją firmą, weź sobie ten wpis do serca. Zaoszczędzisz wiele czasu i pieniędzy.

1.    Skupiałbym się w pierwszej kolejności na zysku, a w drugiej na pasji i robieniu czegoś ciekawego

Pieniądze nigdy nie były moim głównym motywatorem. Oczywiście odgrywały one istotną rolę, ale jestem typem, który wszystko chce zrobić od zera i po swojemu. Z perspektywy czasu uważam, że nie było to dobre. Takie romantyczne podejście jest w porządku i fajnie jest „zmieniać świat”, ale żeby to wszystko miało sens, to cyfry na koncie muszą się zgadzać. Pieniądze dają możliwość inwestowania, ulepszania firmy, wprowadzania zmian itd.

Zastanów się, po co zakładasz firmę. Ma ona charakter typowo biznesowy – to nie stowarzyszenie ani fundacja, tylko czysty biznes, który ma przynieść Ci zyski. Gdy ciągle borykasz się z problemami finansowymi, trudno będzie Ci wyjść z dołka i rozwinąć skrzydła. Jeżeli cały czas będzie Ci brakowało pieniędzy na życie, to zamiast skupiać się na rozwoju swojego biznesu, będziesz myślał o tym, jak przetrwać.

Czasem naprawdę niewiele trzeba, żeby poprawić swoją sytuację. Lepsze zarządzanie finansami, sprawdzanie przychodów, wydatków i odrobinę większa asertywność w stosunku do klientów. Chwilę mi zajęło, zanim to zrozumiałem…

2.    Poszerzyłbym swoją wiedzę o podatkach

Gdy zakładałem firmę, to moja wiedza o podatkach była zerowa. Wiedziałem, że płaci się dochodowy i VAT, ale nie miałem pojęcia, jak to działa. W końcu miałem księgową, która ogarniała mi wszystkie papiery, więc po co ja mam o tym myśleć?

Efekt był taki, że co trzy miesiące płaciłem bardzo wysokie podatki. Robienie przelewu do urzędu skarbowego sprawiało, że w oku pojawiała się łezka. Byłem tak bogaty, a państwo mi to zabiera! Sporo tych przelewów zrobiłem, zanim odkryłem, jak to działa. Zacząłem skrupulatnie zbierać faktury na wszystkie zakupy firmowe. Odkryłem, że np. jadąc do innego miasta czy kraju realizować projekt dla klienta, powinienem to traktować jako wyjazd służbowy. Naprawdę warto o tym trochę poczytać, żeby nie tracić wiele pieniędzy. Aż boje się pomyśleć, ile straciłem przez swoją niewiedzę. A przecież w świecie wujków Googla i Facebooka wystarczy jeden wieczór, żeby uzupełnić braki w wiedzy.

3.    Pilnowałbym firmowej matematyki

Na początku prowadzenia działalności w moich finansach panował chaos. Nie wiedziałem, ile tak naprawdę zarabiam, skąd mam pieniądze i jak wyszedłem na danym zleceniu. Bywało, że wręcz dokładałem do projektu, nie będąc tego świadomym… Raz zdarzyło mi się nawet przepuścić pieniądze, które miały być na podatki!

W końcu zrozumiałem, że muszę przełamać swój lęk do matematyki. Chowając się za biurkiem, ze strachu obgryzając paznokcie, z wielkim poczuciem grozy uruchomiłem Excela i… pokochałem go. Jakież to jest mądre narzędzie!

Stworzyłem sobie podstawowe arkusze, które porządkują mi wszystkie sprawy. Excel pokazuje mi, ile na danym projekcie zarabiam na czysto, ile zarabiam w danym miesiącu. Oblicza także potencjalne podatki, które będę musiał zapłacić na koniec kwartału. Powiem szczerze, że takie uporządkowanie finansów sprawiło, że zacząłem zarabiać więcej. Jeżeli więc otworzyłeś swoją firmę lub planujesz to zrobić, proponuję Ci od początku znaleźć swój sposób na liczby.

4.    Podpisywałbym umowy i bardziej formalizowałbym współpracę z klientami

Bardzo dużo czasu straciłem na projekty, które finalnie nie wypaliły lub były bardzo słabo płatne. Nie wiem czemu, ale początkujący przedsiębiorcy zawsze mają obawy przed formalizowaniem współpracy z klientem. Mają jakiś lęk przed prawniczymi sprawami i chcą uchodzić za fajnych, unikając pewnych formalności.

Powiem tak: zostawienie jakichś niedomówień z klientem (na zasadzie „zastanowimy się nad tym potem” albo „jakoś się dogadamy”) to zaproszenie do ogolenia Cię na łyso. Ty możesz być fair, ale klienci czasem są bezwzględni – zwłaszcza w mojej branży.

Jak wygląda to u mnie dziś? Na duże projekty, z którymi wiążą się większe kwoty, zawsze podpisuję umowę. Zamówienie wzoru umowy u prawnika wcale nie kosztowało tak dużo, a przesłanie jej klientowi stawia mnie w zupełnie innym świetle.

Przy mniejszych projektach zamiast umowy zawsze spisuję w mailu zakres prac i ogólne zasady współpracy, bo późniejsze niedomówienia muszę brać na siebie. Klient musi być świadomy za co płaci i nie można się tego bać. Ba, wiele razy nawet słyszałem od nich opinie, że bardzo podoba im się taki porządek w projekcie.

Na koniec tego paragrafu opowiem Wam historię z mojego życia, która okazała się cenną lekcją. Kiedyś robiłem bardzo prosty projekt dla pewnej firmy. Był mały i zazwyczaj na takie rzeczy nie podpisuję umowy (chodziło o 1500 zł netto). Na szczęście jednak umowę podpisaliśmy. Zlecenie zrealizowałem z nawiązką, bo ów klient dostał jeszcze kilka bonusowych projektów (np. wizytówkę, lekki lifting logo). Ba, nawet na swój koszt kupiłem mu kilka fotek z banku zdjęć. Na sam koniec podpisałem protokół przejęcia, z którego jasno wynikało, że klient nie ma żadnych zastrzeżeń. Wystawiłem fakturkę i czekałem na przelew.

1 tydzień – nic.

2 tydzień – nic.

3 tydzień – „księgowa na urlopie, sorry, sorry”.

4 tydzień – teoretycznie przelew poszedł, ale okazało się, że klient „pomylił konto”.

5 tydzień – klient nie odbiera telefonów.

6 tydzień – klient dalej nie odbiera telefonów.

7 tydzień – wkurwiłem się i wyłączyłem stronę, którą dla niego zrobiłem.

Efekt był piorunujący. Chwilę później dostałem telefon z groźbami typu: „spotkamy się w sądzie”. 2 tygodnie później przyszło przedsądowe wezwanie do zapłaty 7000 zł zadośćuczynienia za poniesione przez owego klienta straty. Śmiech na sali. Znajomy polecił mi prawnika, do którego poszedłem z wszystkimi papierami, mailami i korespondencją. Chwilę to trwało, ale akcja zakończyła się komornikiem i odzyskałem swoje pieniądze. (Pozdrawiam wspaniałe aviso.pl, które wybawiło mnie z opresji).

I wiecie co? Nie należy się bać takich prawniczych spraw. Warto w pewien sposób formalizować współpracę z klientami. Miałem gdzieś to 1500 zł. Nie były to duże pieniądze i jakoś przeżyłbym ich brak, ale poczucie sprawiedliwości dodało mi skrzydeł. Ktoś chciał mnie oszukać, a ja się nie dałem.

5.    Więcej zadań delegowałbym innym, a mniej rzeczy robił sam

Większość przedsiębiorców popełnia ten sam błąd – wszystko chcemy robić sami, bo przecież my zrobimy to najlepiej. To my się na wszystkim znamy i mamy jakiś dziwny lęk przed oddaniem części zadań innym. Efekt jest taki, że ciągle brakuje nam czasu, żyjemy z poczuciem chaosu, często pracujemy po godzinach i przeżywamy prawdziwe stresy. Po dłuższym czasie pojawia się wypalenie, bo przecież nie tak to miało wyglądać.

Teoretycznie byłem tego świadomy, ale przez bardzo długo czas nic z tym nie robiłem. Oczy otworzyła mi książka „Mit Przedsiębiorczości” Michaela E. Gerbera. Będąc w lekkim dołku spowodowanym przepracowaniem, zacząłem czytać tę pozycję i… złapałem się za głowę. Autor opisywał dokładnie mnie i moją działalność!

Po lekturze zacząłem wprowadzać zmiany. Niestety, wiem, że w tym temacie jest jeszcze u mnie bardzo dużo do zrobienia. Zobaczyłem jednak, o ile lepiej to wszystko może wyglądać. Gdy podróżowałem po Meksyku czy Peru, część zleceń realizowała się sama. Piękna rzecz i chcę, żeby właśnie tak to wyglądało. Zmiany trwają nadal, ale obiecałem sobie, że do końca 2018 r. przestanę zajmować się grafiką komputerową. Chcę zarządzać swoją firmą, a nie pracować w niej.

6.    Wprowadziłbym większą selekcję klientów

Wiadomo, jak jest na początku. Zleceń nie ma za dużo, więc łapiemy wszystko, co wpadnie. Nie ma w tym nic złego, ale z czasem, gdy klientów przybywa, warto wprowadzać pewną selekcję. Straciłem zbyt dużo czasu na pracę z ludźmi, z którymi nie było perspektyw rozwoju. Mimo że miałem inne zlecenia, to trzymałem się różnych niepotrzebnych relacji. Trochę z sentymentu, trochę z przyzwyczajenia.

Niestety nie każdy klient jest dobry. Zdarzają się tacy, którzy są fatalni w komunikacji, nie potrafią określać swoich potrzeb lub sami nie wiedzą, czego chcą. Tracimy kupę czasu na tego typu zlecenia, a moglibyśmy poświęcić go ludziom, którym zależy, którzy cieszą się ze współpracy i zapłacą za nią więcej. Brzmi przykro, ale pamiętaj, że prowadzisz firmę, a nie fundację z darmowymi usługami dla innych firm.

Dobrym sposobem na selekcję jest stopniowe podnoszenie cen swoich usług. Co ciekawe, wcale nie musi być to krzywdzące dla obu stron. Mam przykład firmy, z którą współpracowałem na początku swojej działalności. To był bardzo w porządku klient i działaliśmy razem dość długo. Z czasem jednak nasze drogi musiały się rozejść. Myślę, że trzymanie się tego klienta dłużej przyniosłoby mi niezadowolenie, aż w końcu – toksyczność relacji. Co ciekawe, klient to wszystko zrozumiał. Do tej pory mamy wspaniałe relacje.

7.    Częściej zadawałbym sobie pytanie: jak to uprościć lub przyspieszyć?

Uważam, że za rzadko zastanawiałem się, jak przyspieszyć pewne procesy i jak je zautomatyzować. Ten punkt jest trochę powiązany z tym wcześniejszym. W pewnym momencie miałem naprawdę sporo zleceń i nie wyrabiałem się. Kombinowałem, jak być bardziej produktywnym, ale nie zastanawiałem się, jak pewne działania można uprościć. Skupiałem się na realizacji zadań, zamiast usiąść, spojrzeć na nie z dystansu i zastanowić się, jak mogę całościowo wszystko zrobić szybciej.

Myślę, że prowadząc firmę (zwłaszcza mikroprzedsiębiorstwo) takie pytania trzeba sobie zadawać cały czas. W pewnym momencie w końcu usiadłem i znalazłem kilka udogodnień. Przykładowo: zamiast tłumaczyć klientowi, jak zmienić coś na stronie internetowej, zaraz po skończeniu prac nagrywałem kilkuminutowe tutoriale, w których pokazywałem, jak obsługiwać stronę. Gdy projektowałem jakąś stronę internetową i wiedziałem, że będzie kodował ją inny programista (bo np. byłem podwykonawcą), to również po skończonych pracach nagrywałem 10-minutowy film, w którym wyjaśniam, jak strona ma działać po zakodowaniu. Poświęcałem 10 minut, ale unikałem stracenia kilkudziesięciu minut na mailach i telefonach z pytaniami. Inny przykład – zanim zacznę pracę nad nowym projektem, zawsze muszę przeprowadzić wywiad z klientem i zadać mu kilka pytań. Te pytania można przecież zebrać do kupy i stworzyć ładny, prosty formularz. Wysyłasz oferty do klientów i przygotowanie każdej z nich zajmuje Ci godzinę? Zastanów się, co zrobić, żeby oferty były generowane w 15 minut. Jeżeli prowadzisz swoją firmę, to ciągle zadawaj sobie pytania, jak możesz uprościć swoją pracę. Inaczej zajedziesz się na śmierć.

Oczywiście lista tych punktów mogłaby być dłuższa, bo nie da się nie popełniać błędów. My, ludzie, mamy taką naturę, że musimy się czasem sparzyć, żeby czegoś się nauczyć. Mam dla Ciebie dwie wiadomości: dobrą i złą. Zacznę od tej drugiej. Jeżeli zakładasz firmę, to jestem pewien, że popełnisz któryś z powyższych błędów. A jak nie te, to inne, bo gdyby prowadzenie własnej działalności było takie proste, to wszyscy byliby przedsiębiorcami. Teraz ta dobra – jak wykażesz się wytrwałością i po prostu będziesz myślał, to prowadzenie firmy przyniesie Ci dużo radości, zadowolenia i dumy.

A może już prowadzicie działalność i też popełnialiście jakieś proste błędy, których z perspektywy czasu żałujecie? Dajcie znać w komentarzach, bo taka wiedza może przydać się innym.

Fotki w dzisiejszym wpisie zrobione podczas mojego tripa przez wschodnie wybrzeże USA, wieki temu